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Muita gente só percebe o que uma administração de condomínios faz quando alguma coisa corre mal. Até lá, a ideia que fica é que alguém cobra as quotas e convoca uma assembleia por ano. É bastante menos do que o trabalho real, e é por isso que tantos condomínios escolhem mal.
Este artigo explica o que costuma estar incluído e o que perguntar antes de decidir.
O que está incluído
A gestão divide-se em três frentes que raramente aparecem separadas na conversa, mas que dão trabalho muito diferente.
A primeira é a gestão financeira. Cobrança de quotas, pagamento a fornecedores, contas do exercício e, sobretudo, o fundo comum de reserva. A lei obriga o condomínio a constituir um fundo com pelo menos dez por cento das contribuições anuais, e é esse dinheiro que evita que uma obra de fachada se transforme numa derrama de emergência. Uma administração séria mostra o estado do fundo sem lhe pedirem.
A segunda é a gestão administrativa e legal. Convocar e conduzir as assembleias, ordinárias e extraordinárias, redigir as atas, cumprir os prazos e manter o condomínio em conformidade legal e fiscal. É a parte mais invisível e a que mais custa caro quando falha, porque um vício de convocatória pode anular deliberações inteiras.
A terceira é a gestão do edifício. Manutenção preventiva e corretiva, limpeza das partes comuns, jardins, obras, e o acompanhamento dos sinistros com as seguradoras. É aqui que se nota a diferença entre quem trata do assunto e quem reencaminha o problema.
A pergunta que separa as propostas
Quando duas propostas têm valores parecidos, o preço deixa de ser o critério útil. O que separa é a resposta a esta pergunta: quando avaria alguma coisa, quem é que resolve e em quanto tempo?
Há administrações que dão um número de telefone e devolvem o problema ao condomínio, que fica a pedir orçamentos e a comparar preços de que não percebe. E há quem tenha uma rede de técnicos já selecionados, com contratos negociados em nome do condomínio, e assuma a coordenação. A diferença não aparece no valor da proposta. Aparece no primeiro inverno.
Uma rede de parceiros bem escolhida vale mais do que uma equipa interna pequena. Cada especialidade fica com quem é certificado para a fazer, e é a administração que responde pelo resultado.
O que perguntar antes de assinar
- Com que frequência recebo prestação de contas, e em que formato
- Consigo consultar atas, regulamento e contratos sem ter de os pedir por e-mail
- Quem são os prestadores de manutenção, limpeza, jardins e obras, e como foram escolhidos
- Quem trata do processo com a seguradora quando há um sinistro
- Qual é o canal para uma urgência fora de horas, e o que conta como urgência
- O que acontece ao fundo de reserva se for preciso uma obra grande
Se as respostas forem vagas nestas seis, o resto da proposta interessa pouco.
Mudar de administração
A troca faz-se em assembleia de condóminos. A assembleia delibera a destituição da administração em funções e, de seguida, elege a nova. A ata tem de expressar a autorização para as movimentações bancárias em nome do condomínio, senão a gestão financeira fica parada no dia seguinte.
Feita a ata, o passo seguinte é o levantamento do condomínio: documentação, contas e estado físico do edifício. É esse levantamento que evita que a administração nova herde problemas que ninguém lhe contou.
Quer uma proposta para o seu condomínio?
Diga-nos quantas frações tem o edifício e o que precisa. Respondemos com uma proposta à medida, sem compromisso.